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【WEB版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法

ここではWEB版のZoomの説明として、Zoomのホームページからテレビ会議の開催スケジュールを設定する手順についてを説明します。

ホスト(主催者)としてZoomの会議開催をするために、事前にテレビ会議のスケジュールを設定しましょう

Zoomホームページから会議開催のスケジュールを設定する方法

Zoomでテレビ会議をホスト(主催者)として開催するには、事前に会議の日程をスケジュールしておく必要があります。

簡単な流れ

  • Zoomにホスト(主催者)のアカウントでログインします。
  • 「ミーティングをスケジュール」リンクをクリックします。
  • ミーティングの名前・開催時間などを設定して保存します。

それでは、1つずつ見ていきましょう!

1.Zoomにホスト(主催者)のアカウントでログインします。

まずはじめに、Zoomの会議を主催するホスト(主催者)でアカウントにログインします。

Zoomホームページの右上にある「サインイン」をクリックします。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法1

まずは、Zoomのホームページでサインインしましょう

もしZoomのアカウントを持っていない場合には、事前にアカウントを作成しておく必要がありますので、以下の記事を参考にアカウントを作成しておきましょう。

Zoomのアカウントを作成する方法
Zoomのアカウントを作成する方法

ここでは、Zoomアカウントの作り方を説明します。 Zoomのアカウントは無料で作れますよ いつでもZoomでミーティングを開催できるよう、アカウントを作っておきましょう。 Zoomアカウントの作り方 ...

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Zoomのアカウントを持っていない場合は、事前に作っておきましょう。無料でアカウントは作成できますよ

 

2.「ミーティングをスケジュールする」リンクをクリックします。

Zoomにサインインできたら、次にミーティングを開催する日時などを決めます。

ミーティング開催のスケジュールを入力する画面に移動しますので、サインインした画面の右上にある「ミーティングをスケジュールする」のリンクをクリックします。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法2

「ミーティングをスケジュールする」のリンクから、開催予定の会議の設定をできますよ

 

3.ミーティングの名前・開催時間などを設定して保存します。

Zoomのミーティングをスケジュールするときに設定する項目がいくつかあります。

ここでは、前半と後半の2つのパートに分けて説明していきたいと思います。

項目を確認しながら、開催する会議の設定をしましょう

設定項目:前半

Zoomで「ミーティングをスケジュールする」のリンクを押すと、開催するミーティングの名前や開催時間などを設定する画面になります。

設定項目の前半で説明する箇所は、下の赤枠で囲った部分になります。いくつかあるので1つずつ見ていきましょう。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法3

ここは会議名や開催日時などの基本的な設定ですね

ここでの入力内容を上から順に見ていきます。

①トピック:ミーティングの名前を入力します。参加者がミーティングの内容を理解しやすい名前を付けましょう。

 

②説明(任意):ミーティング内容の詳細な説明を書くことが出来ます。特に何も入力しなかったとしても問題はありません。

 

③開催日時:ミーティングを開始する日時を入力します。開始時刻はプルダウンで選択できるようになっており、30分刻みで時間が選べます。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法5

もし30分より細かい時間を設定したい場合には、時刻を半角文字で入力してエンターを押すことで、30分未満の半端な時間でも設定することが出来ます。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法6

 

④所要時間ミーティングの所要時間を入力します。ここで入力した時間が過ぎてもミーティングが自動的に終了するわけではないのでご安心ください。スケジュールが分かりやすいように表示するための時間です。大まかな時間を入力しても問題ありません。

※Zoomで有料アカウントを契約していない場合「ご利用のZoom基本プランでは、参加者が3人以上のミーティングに40分の時間制限が適用されます。」といったオレンジ色の表示がされます。

3人以上でミーティングを行う場合は、ミーティングを開始してから40分が経つと自動的に会議が終了してしまいます。終了してしまった場合は、再度ミーティングに入りなおせば、また会議を行うことが出来ます。40分で切れたときに再度、会議へ入りなおす手間だけ許容できれば、Zoomは無料プランでも十分使えます。

さらにミーティングを2人だけで行う場合(主催者1名:参加者1名の計2名)は、会議が40分で終了する時間制限もありません。

ただ、仕事で大事なお客様との商談などにZoomを使う場合には、開催時間を気にせず使える有料プランを契約する方が安全です。Zoomの有料プランで最も安い「プロ」プランは、¥20,100円/年(税別)で契約できますので、ご検討ください。

講演やセミナー、商談など大切な会議をZoomのテレビ会議で開催する場合には、会議の開催時間に制限がない有料プランを契約しましょう。お友達とのおしゃべりに使うだけなら、無料プランでも十分です。

 

⑤タイムゾーン:特に変更する必要はありません。自動で日本時間(GMT+9:00)が選択されます。

 

⑥定期ミーティング:同じ時間で繰り返しミーティングを開催する場合には、ここにチェックを入れることで、定期的なミーティングとすることが出来ます。例えば週に1回、決まった曜日・時間に社内会議をZoomを使って開催する場合などは、定期ミーティングとして設定すると、毎週ミーティングを設定する手間が省けて便利です。参加者側も毎回同じ参加用URLからミーティングに参加できるメリットがあります。

定期的な社内会議や大学授業には、定期ミーティングを設定しておくと、ホスト(主催者)も参加者も便利ですよ

設定項目:後半

前半で説明した箇所から、更に下へスクロールすると、下のような設定箇所が出てきます。

設定項目の後半では下の赤枠で囲った部分について、1つずつ見ていきます。

Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法4

設定項目の後半は主にセキュリティの設定です。Zoomのテレビ会議に関係ない人が勝手に入ってこないよう、設定しておきましょう

⑦ミーティングID:Zoomで開催する会議には、1つずつに「ミーティングID」という番号が付きます。

「自動的に生成」と「個人ミーティングID」のどちらを使うべきか迷ったときは、「自動的に生成」を選んだ方がセキュリティの面では安全です。

ここでは「自動的に生成」と「個人ミーティングID」を選択した時の違いについて確認しておきましょう。

※自動的に生成:今回の会議のためだけに発行されるミーティングIDになります。番号は会議を設定する度にランダムで割り振られますので、ミーティングのスケジュールを保存した後に番号を確認し、参加者に伝えましょう。ミーティングIDは会議を開催する毎に変わりますので、セキュリティ面でより安全です。

※個人ミーティングID:個人のアカウントに割り当てられたミーティングIDになります。定期的に同じメンバーとミーティングを開催する際に、毎回、参加者へミーティングIDを伝えることが面倒な場合には、こちらの個人ミーティングIDを使用すると、毎回伝える手間が省けて便利です。例えば社内でグループミーティングを定期的に開催する場合などに便利です。

ただし、個人ミーティングIDを知っている参加者は、その個人ミーティングIDで開催している会議にいつでも参加できるので、不特定多数の人や社外の人が参加するような会議では、セキュリティの面からは個人ミーティングIDは使用しない方が安全です。

基本的には、個人ミーティングIDは使わない方がいいですね

 

⑧セキュリティここでパスワードを設定すると、参加者は会議に入ると際に、ここで決められたパスワードを入力しなければ参加できなくなります。知らない人が突然会議へ入ってくるというようなことを防ぐためにも、パスワードを設定しておくと安全です。

その横には「待機室」の設定があります。待機室を有効に設定しておくと、参加者はパスワードを入力したあと、待機室という場所で会議への参加を待つことになります。ホスト(主催者)が待機室にいる参加者の名前などを確認して、許可を出した後に会議に参加することが出来ます。

事前に参加者が分かっているときなどは「待機室」を有効にしておくことで、知らない人が会議へ参加することを防ぐことができます。

ただ、ホストが参加者に許可を出す手間が必要になりますので、状況に応じて使い分けましょう。

「ミーティングIDは自動的に生成」「パスコード」「待機室」を有効にして会議を開催すればセキュリティは安心です

 

⑨ビデオ:テレビ会議で顔を映すかどうかを選択します。会議の途中でも都度、ビデオのオン・オフは変更できます。

 

⑩ミーティングオプション:下のような設定項目があるので、1つずつ見ていきましょう。

※ホストの前の参加を有効にする:ここを設定すると、ホストが会議を開始する前でも、参加者は会議へ参加することが出来ます。もし「セキュリティ」の項目で「待機室」を有効に設定している場合には、ここのオプションをチェックしても機能しません。

※入室時に参加者をミュートにする:ミーティング中に参加者の声が入らないようミュートに設定することが出来ます。会議の途中でも都度、ミュートのオン・オフは変更できます。

※ミーティングをローカルコンピューターに自動的にレコーディング:ミーティングをホストのPCに録画することが出来ます。ここにチェックを入れると会議開催の際に、自動的に録画が開始されます。会議の途中でも都度、録画のオン・オフは変更できます。

 

以上の項目が設定ができたら一番下の「保存」ボタンを押すと、会議スケジュールの保存が完了です。

これでZoomの会議スケジュールが設定できましたね

その他のZoomの操作方法は、Zoomの解説記事一覧から、気になる記事を確認してみてください。

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