Zoom 事前準備 会議の運用

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法

ここではアプリ版のZoomの説明として、Zoomのテレビ会議の開催スケジュールを設定する手順についてを説明します。

Zoomアプリではなく、Zoomのホームページから開催スケジュールを設定したい場合には、下の記事に説明があるのでこちらをご確認ください。

【WEB版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法

ここではWEB版のZoomの説明として、Zoomのホームページからテレビ会議の開催スケジュールを設定する手順についてを説明します。 ホスト(主催者)としてZoomの会議開催をするために、事前にテレビ会 ...

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Zoomアプリから会議開催のスケジュールを設定する方法の紹介です

Zoomアプリから会議開催のスケジュールを設定する方法

Zoomでテレビ会議をホスト(主催者)として開催するには、事前に会議の日程をスケジュールしておく必要があります。

簡単な流れ

  • Zoomアプリを起動します。
  • スケジュールボタンをクリックします。
  • ミーティングの名前・開催時間など必要な設定をして保存します。

それでは、1つずつ見ていきましょう!

1.Zoomアプリを起動します。

はじめに、Zoomアプリを起動します。アプリの一覧などからZoomを起動しましょう。

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法1

アプリ起動したときに、下のような画面が出た場合には、Zoomにサインインしていない状態です。

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法2

「サインイン」ボタンを押して、Zoomアカウントに登録したメールアドレスやGoogleアカウントなどでサインインしてください。

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法3

まずは、Zoomアプリを起動してログインしましょう

もしZoomのアカウントを持っていない場合には、事前にアカウントを作成しておく必要がありますので、以下の記事を参考にアカウントを作成しておきましょう。

Zoomのアカウントを作成する方法
Zoomのアカウントを作成する方法

ここでは、Zoomアカウントの作り方を説明します。 Zoomのアカウントは無料で作れますよ いつでもZoomでミーティングを開催できるよう、アカウントを作っておきましょう。 Zoomアカウントの作り方 ...

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2.「スケジュール」ボタンをクリックします。

Zoomアプリの起動とサインインができたら、次にミーティングを開催する日時などを決めます。

「スケジュール」ボタンを押して、スケジュールを入力する画面に移動します。

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法4

3.ミーティングの名前・開催時間などを設定して保存します。

Zoomのミーティングをスケジュールするときに設定する項目がいくつかあります。

設定項目を1つずつ見ていきましょう。

ミーティングのスケジュール設定項目

Zoomアプリで「スケジュール」ボタンを押すと、開催するミーティングの名前や開催時間などを設定する画面になります。

設定項目はいくつかあるので1つずつ見ていきましょう。上の項目から順に見ていきます。

1つずつ確認しながら、会議スケジュールを設定していきましょう

【アプリ版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法5

①トピック:ミーティングの名前を入力します。参加者がミーティングの内容を理解しやすい名前を付けると良いです。

 

②開始日時:ミーティングを開始する日時を入力します。開始時刻はプルダウンで選択できるようになっており、15分刻みで時間が選べます。

もし15分より細かい時間を設定したい場合には、時間をクリックすると青くなって15分未満の半端な時間でも設定することが出来ます。

 

③接続時間ミーティングの所要時間を入力します。ここで入力した時間が過ぎてもミーティングが自動的に終了するわけではないのでご安心ください。スケジュールが分かりやすいように表示するための時間です。大まかな時間を入力しても問題ありません。

 

④定期ミーティング:同じ時間で繰り返しミーティングを開催する場合には、ここにチェックを入れることで、定期的なミーティングとすることが出来ます。

ただし、Zoomアプリでは定期ミーティングの設定が分かりにくいので、定期ミーティングを設定する場合は、Zoomホームページからスケジュールを設定することをおススメします。

Zoomホームページから開催スケジュールを設定したい場合には、下の記事から設定方法を確認できます。

【WEB版】Zoomで会議開催のスケジュールを設定する方法

ここではWEB版のZoomの説明として、Zoomのホームページからテレビ会議の開催スケジュールを設定する手順についてを説明します。 ホスト(主催者)としてZoomの会議開催をするために、事前にテレビ会 ...

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⑤タイムゾーン:特に変更する必要はありません。自動で日本時間(GMT+9:00)が選択されます。

 

⑥ミーティングID:Zoomで開催する会議には、1つずつに「ミーティングID」という番号が付きます。

自動的に生成」と「個人ミーティングID」のどちらを使うべきか迷ったときは、「自動的に生成」を選んだ方がセキュリティの面では安全です。

ここでは「自動的に生成」と「個人ミーティングID」を選択した時の違いについて確認しておきましょう。

※自動的に生成:今回の会議のためだけに発行されるミーティングIDになります。番号は会議を設定する度にランダムで割り振られますので、ミーティングのスケジュールを保存した後に番号を確認し、参加者に伝えましょう。ミーティングIDは会議を開催する毎に変わりますので、セキュリティ面でより安全です。

※個人ミーティングID:個人のアカウントに割り当てられたミーティングIDになります。定期的に同じメンバーとミーティングを開催する際に、毎回、参加者へミーティングIDを伝えることが面倒な場合には、こちらの個人ミーティングIDを使用すると、毎回伝える手間が省けて便利です。例えば社内でグループミーティングを定期的に開催する場合などに便利です。

ただし、個人ミーティングIDを知っている参加者は、その個人ミーティングIDで開催している会議にいつでも参加できるので、不特定多数の人や社外の人が参加するような会議では、セキュリティの面からは個人ミーティングIDは使用しない方が安全です。

 

⑦セキュリティここでパスワードを設定すると、参加者は会議に入ると際に、ここで決められたパスワードを入力しなければ参加できなくなります。知らない人が突然会議へ入ってくるというようなことを防ぐためにも、パスワードを設定しておくと安全です。

その横には「待機室」の設定があります。待機室を有効に設定しておくと、参加者はパスワードを入力したあと、待機室という場所で会議への参加を待つことになります。ホスト(主催者)が待機室にいる参加者の名前などを確認して、許可を出した後に会議に参加することが出来ます。

事前に参加者が分かっているときなどは「待機室」を有効にしておくことで、知らない人が会議へ参加することを防ぐことができます。

ただ、ホストが参加者に入室の許可を出す手間が必要になりますので、状況に応じて使い分けましょう。

 

⑧ビデオ:テレビ会議で顔を映すかどうかを選択します。会議の途中でも都度、ビデオのオン・オフは変更できます。

 

⑨カレンダー:テレビ会議のスケジュールを、OutlookやGoogleと連携してカレンダーに反映することができます。連携が不要な場合は「他のカレンダー」を選択します。

 

⑩詳細オプション:ここをクリックすると下の詳細な設定項目が出ます。1つずつ見ていきましょう。

※ホストの前の参加を有効にする:ここを設定すると、ホストが会議を開始する前でも、参加者は会議へ参加することが出来ます。もし「セキュリティ」の項目で「待機室」を有効に設定している場合には、ここのオプションをチェックしても機能しません。

※エントリー時に参加者をミュート:ミーティング中に参加者の声が入らないようミュートに設定することが出来ます。会議の途中でも都度、ミュートのオン・オフは変更できます。

※ミーティングをローカルコンピューターに自動的にレコーディング:ミーティングをホストのPCに録画することが出来ます。ここにチェックを入れると会議開催の際に、自動的に録画が開始されます。会議の途中でも都度、録画のオン・オフは変更できます。

 

以上の項目が設定ができたら一番下の「保存」ボタンを押すと、会議スケジュールの保存が完了です。

以上がZoomアプリから会議開催のスケジュールを設定する方法です

その他のZoomの操作方法は、Zoomの解説記事一覧から、気になる記事を確認してみてください。

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